Mengajukan Permohonan Dana ke Kampus untuk Conference/Lomba

APLFC, di Kuala Lumpur (Hasil muter-muter bawa proposal :D )

Sudahkah kita berfaedah hari ini? Menjawab pertanyaan itu, aku akan sedikit berbagi tulisan yang barang kali sedikit berfaedah. Sebenarnya tulisan ini pas banget buat mahasiswa yang lagi ambis-ambisnya ikut event atau lomba hehe. Bisa juga jadi referensi yang cukup, bagi yang akan memula dunia perlombaan atau event-event keren di dalam maupun luar negeri.

Beberapa waktu lalu aku dimintai contoh proposal pengajuan dana untuk conference di Korea oleh adik tingkat dan sudah beberapa kali ada yang minta dikirim proposal yang sama. Jadi biar lebih enak dan kasih bonus plus-plus, aku sekalian share cara mengajukan dana ke kampus. Walaupun sebenarnya sangat mudah lho... Sebagai alumni yang baik hati (aseek) aku hanya ingin berbagi pengalaman. By the way, ini hanya sedikit jadi aku harap kalian tidak berharap banyak hehe.

Sewaktu jadi mahasiswa yang kantongnya cetek, status anak kos yang andalannya mie instant kalau akhir bulan, belum lagi kalau kiriman mundur dari tanggal biasanya, hal-hal itu yang kadang buat aku sungkan minta sponshorship orang tua kalau ada kegiatan tambahan (walaupun aslinya minta juga kalau kepepet). Jelas, hal itu bukan jadi hambatan mengembangkan diri, ikut berkegiatan di luar kampus, atau ikut lomba yang biasanya tak gratis. Boleh lah alasan ikut ini-itu buat mengembangkan diri, tapi tak salah juga kalau alasannya ingin jalan-jalan hihi. Misalkan kita ikut conference ke luar negeri atau lomba di kampus lain yang lokasinya jauh (bisa juga luar pulau atau lintas negera), pasti butuh budget lebih untuk meng-cover tiket perjalanan, tempat penginapan, uang makan dan kebutuhan lain-lainnya. Jangan khawatir, kita bisa mulai dari mengajukan permohonan dana ke kampus. Yuhuuuu. Kampus sangat-sangat baik hati kok buat para mahasiswa yang mau aktif dan mengharumkan almamaternya (aseek).

Itu semua yang aku jelaskan adalah kegiatan yang self funded alias bayar sendiri. Tetapi ada beberapa yang partial funded (dibiayai sebagian) atau fully funded (gratis tis). Setiap event memang beda macamnya, misal partial funded kita masih harus membayar sebagian keperluan yang lain. Ada juga yang biaya kegiatannya gratis tapi biaya transport ditanggung sendiri. Paling enak fully funded, tapi yang namanya gratisan pasti banyak yang minat dan lebih selektif proses seleksinya.

Selama kuliah di kampus yang biasa dijuluki kampus kerakyatan, aku begitu menikmati dunia per-kampus-an karena disitu aku bisa mengekspresikan diriku dengan leluasa (kok rada gimana ya). Ini cara pengajuan dana di UGM, barang kali kita satu almamater, kalau pun tidak, tulisan ini bisa jadi bahan bacaan di siang bolong atau silakan skip saja. Soalnya setiap kampus tidak selalu sama cara pengajuan dana kegiatannya. FYI, yang dapat juara lomba tingkat nasional/internasional diberi insentif dari kampus lho (lomba dibiayai, dapat reward lomba, dapet insentif juga dari kampus, ulululuh).  Setiap insentif jumlahnya berbeda-beda tergantung juara, tingkat perlombaan, dan tim atau individu. Ehh, kok jadi mikir insentif duluan wkwk. Luruskan niat dulu ya, yang penting maksimalin di prosesnya. Buat yang sudah pro lomba-lombaan, dsb kalau ada yang kurang bisa ditambahkan dan CMIIW. Langsung saja kita mulai, check it out!   

Cari tahu lomba atau event yang akan kamu ikuti

Hal ini yang paling sering ditanyakan, "kamu dapet info dari mana sih?" atau "kalau cari info kayak gitu dimana?". Pertanyaan-pertanyaan itu bisa terjawab dengan sendirinya kalau kita bisa proaktif mencari tahu. Kalau aku biasanya add official account line tentang lomba atau conference, juga di instagram beberapa aku juga follow. Semangat hunting dan semoga berjodoh ya!

Perhatikan syaratnya, kalau cocok langsung apply
Tidak semua kegiatan yang ada cocok dengan background kuliah kita, jadi kita rajin-rajin aja seleksi setiap kegiatan yang ada. Misal ada lomba akuntansi, kalau aku dari jurusan Rekam Medis jelas tidak bisa ikut berpartisipasi. Atau misal ada LKTI (Lomba Karya Tulis Ilmiah), kamu sudah dapat tema lomba yang cocok tentang pertanian, tapi backgroud-mu dari MIPA, kamu bisa cari teman dari Fakultas Pertanian yang cocok dengan ide kamu untuk lebih mematangkan ide. Saran aku, perbanyak teman di seputar kampus hehe. Selain bisa diajak main, jalan, nongkrong, juga bisa diajak diskusi bahan lintas jurusan.

Review Persyaratan 
Setiap kegiatan pasti ada syaratnya. Kalau conference untuk presentasi paper, jelas kita disuruh submit paper hasil penelitian ke pelaksana kegiatan. Kalau dulu aku pernah ikut conference di KL tak perlu submit paper tapi disuruh menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar, seperti visi-misi, kesibukan, prestasi, dan lain sebagainya. Semua itu perlu dibaca berulang-ulang, pastikan tidak ada typo, bahasa yang ambigu atau logika penulisan yang masih kacau. Biasanya setelah menulis, tulisan itu aku baca satu hari setelahnya atau minimal beberapa jam setelah tulisan jadi. Setelah itu, pasti akan terlihat beberapa koreksi pada tulisan, mungkin ada kata atau kalimat yang kurang pas, atau bahkan terkesan ngalor-ngidul. Bisa dibilang ada untungnya tulisan diendapkan dulu baru dibaca ulang. Kalau langsung di-review pada saat itu juga terkadang kita sudah merasa percaya diri kalau tulisannya sudah bagus tanpa koreksi. Silakan dicoba hihi. Kemudian jangan lupa berdoa.


Lampirkan LoA atau pengumuman lolos lomba
Setelah dinyatakan lolos/diterima, jangan lupa simpan LoA (Latter of Acceptance) dan pengumuman lolos lomba untuk menghadiri ke lokasi lomba. Ini sangat dibutuhkan untuk dilampirkan di proposal pngajuan dana.

Susun  Proposal
Ini dia senjata ampuh menembus cakrawala per-budget-an yang menipis. Proposal ini nantinya diajukan ke Departemen, Fakultas, dan Universitas. Untuk format proposal sebenarnya tidak terlalu ketat untuk ke Departemen dan Fakulatas di tempatku waktu itu. Yang terpenting dapat menjelaskan kegiatan atau lomba apa yang akan kita ikuti lengkap dengan rincian anggarannya. Ada Bab 1, 2, 3 seperti biasa dan jangan lupa lampirkan resume daftar riwayat hidup (CV singkat). Jadwal rincian kegiatan juga dimasukkan di proposal (biasanya sudah ada di booklet atau run down yang dibagikan saat technical meeting). Bagi yang ingin contoh proposal prngajuan dana bisa komen di kolom komentar ya! :)

Pengajuan Dana

Mengajukan dana ke Departemen membutuhkan halaman pengesahan yang ditandatangani oleh Kepala Departemen dan yang mengajukan (ketua tim, kalau mangajukan dalam satu tim). Untuk pengajuan permohonan dana ke Fakultas kita membutuhkan halaman pengesahan yang ditandatangani Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, kalau ke universitas tinggal ditambahkan tanda tangan Direktur Kemahasiswaan UGM. Kalau pengajuan ke Universitas (Ditmawa) harus ada surat pengantar dari Fakultas yang dibuatkan oleh Akademik Kemahasiswaan Fakultas.

Tipsnya, begitu lolos lomba atau dapat LoA kegiatan, langsung menyusun proposal pengajuan dana untuk meminta tanda tangan yang bersangkutan. Soalnya beliau-beliau yang akan kita mintai tanda tangan tidak selalu di tempat, khawatirnya akan dinas ke luar kota atau sedang ada janji. Sehingga kita bisa atur jadwal ulang untuk meminta tanda tangan. Pernah dulu waktu meminta tanda tangan Kepala Departemen sampai harus ke kampus S2, karena memang beliau ada di sana. 

Untuk pengajuan Fakultas, aku hanya menitip ke Bidang Akademik Fakultas dan rajin mengecek apakah sudah ditandatangani atau belum. Pengajuan permohonan dana ke Universitas lain lagi, kita hanya meng-upload proposal pengajuan di ditmawa.simaster.ugm.ac.id. Jadi kita hanya memantau perkembangan acc proposal. Setelah upload, status pengajuan akan terlihat. Mulai dari status "mengajukan" hingga "disetujui". Selama proses menunggu, proposal yang kita ajukan masuk dalam tahap review oleh pegawai di Ditmawa (Direktorat Kemahasiswaan). Kalau misal ada kesalahan, status proposal akan ada pemeberitahuan untuk dibetulkan. Misalnya kurang surat pengantar dari fakultas, kurang dilampirkan LoA, atau jumlah pengajuan dana yang tidak masuk akal. FYI,  untuk pengajuan dana ke Universitas tidak bisa mengajukan 100% dari dana yang dibutuhkan, soalnya aku pernah dan ditolak hehe. Karena dana kegiatan dicover juga oleh Departemen dan Fakultas. Biasanya proses review sampai disetujui membutuhkan waktu 1 minggu hingga 2 minggu. 

Proposal pengajuan permohonan dana tidak selalu di acc sebelum kegiatan, jadi siap-siap saja di awal ng-cover dengan uang pribadi. Tapi nanti bisa reimburse (diganti) sesuai dengan pengeluaran setelah proses acc proposal selesai. Ini terjadi waktu aku ikut lomba di Surakarta dan presentasi paper, dan bisa direimburse setelah kegiatan selesai. Btw, jumlah uang yang diacc oleh kampus tidak selalu sama dengan jumlah yang kita ajukan. Bisa hanya beberapa persennya saja. Itu semua juga dipengaruhi jauhnya kegiatan yang kita ikuti. Misal yang ikut conference di Malaysia dengan yang ikut lomba di US pasti jumlahnya akan berbeda.

Menyusun LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban)

LPJ itu penting sekali sebagai bentuk tanggung jawab kita setelah selesai kegiatan. Intinya berisi tentang hasil kegiatan/konferensi/lomba yang sudah kita ikuti, terutama soal keuangan. Jangan lupa simpan tiket perjalanan, kuitansi penginapan, kuitansi uang makan, bukti pembayaran kegiatan, dsb. Semua itu sangat dibutuhkan untuk dilampirkan di LPJ. Kalau misal kita tidak membuat LPJ, konsekuensinya adalah pengajuan permohonan dana selanjutnya tidak akan disetujui. Jadi mari belajar bertanggung jawab hihi. 

Karena sudah dijelaskan panjang lebar, sebelum bosan bacanya aku sudahi dulu ya wkwk. Semoga bermanfaat, kalau pun cara pengajuan setiap fakultas berbeda, kalian bisa tanyakan ke bidang akademik atau kakak tingkat yang sudah biasa mengajukan permohonan dana. Kalau ada pertanyaan silakan komen. Sejujurnya aku masih remah-remah kueh lebaran, banyak yang lebih berpengalaman soal ini dan ikut lomba atau conference dimana-mana. Kalau dirasa ada yang kurang atau terlewatkan silakan tambahkan saja ya sist. 

Bagi yang lagi aktif-aktifnya jadi mahasiswa, semangattt ya, good luck! Ikuti apa yang kalian minati dan sukai, sebelum menyesal setelah lulus karena belum sempat nyoba hihi.

Bye bye!